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27. Februar 2018
Arbeitnehmer in Notlagen – so können Sie Ihre Arbeitnehmer unterstützen

Geraten Arbeitnehmer oder deren Familien in Notlagen oder werden von Unglücksfällen heimgesucht, brechen für sie oftmals schwere Zeiten an. Viele Arbeitgeber wollen ihren Mitarbeitern mit einer wirtschaftlichen Unterstützung helfen.

Doch welche Konsequenzen ergeben sich lohnsteuerrechtlich?

Der Beitrag wird Ihnen die Voraussetzungen aufzeigen, unter denen eine steuerfreie Unterstützung Betroffener möglich ist.

Zu den Notlagen können zum Beispiel Todesfälle im Familienkreis gehören sowie Unglücksfälle oder Vermögensverluste aufgrund höherer Gewalt (z. B. Hochwasser, Hagel, Feuer), aber auch Krankheitsfälle, z. B. wenn sich der Arbeitnehmer zur Wiederherstellung seiner Arbeitsfähigkeit einer Kur unterziehen muss.

Wichtig: Laufende Zahlungen sind keine Unterstützungen.

Finanzielle Unterstützungen in besonderen Notlagen des Arbeitnehmers können bis zu € 600,00 im Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei gewährt werden, wenn:

–        der Arbeitgeber aus eigenen Mitteln z. B. einen Mitarbeiterfonds geschaffen hat und dieser selbständig die Unterstützung auszahlt, ohne dass der Arbeitgeber im Einzelfall Einfluss auf die Zahlung hat,

oder

–        der Arbeitgeber entsprechende Mittel dem Betriebsrat oder einer sonstigen Arbeitnehmervertretung zur Verfügung stellt und dieser dann im Einzelfall über die Zahlung einer Unterstützung entscheidet

oder

–        der Arbeitgeber unter Einbeziehung des Betriebsrates die Auszahlung selbst vornimmt.

HINWEIS: Es gibt zwei Ausnahmen von diesen Voraussetzungen.

(1)    Kleinbetriebe mit bis zu fünf Arbeitnehmern können ohne weitere Voraussetzungen Unterstützungen bis € 600,00 im Kalenderjahr steuerfrei gewähren.

(2)    Es können auch höhere Unterstützungsleistungen gezahlt werden, wenn sie aufgrund eines besonderen Notfalls gezahlt werden. Bei Tod eines nahen Angehörigen oder im schlimmsten Fall des Alleinverdieners sowie bei schwerer Krankheit ist bei der Familie ein solcher besonderer Notfall anzunehmen. Hierbei müssen allerdings auch die Einkommensverhältnisse der Familie des Arbeitnehmers beachtet werden.

Spendenkonto

Auch die Einrichtung eines externen Spendenkontos ist denkbar. In diesem Fall muss die Eröffnung des Kontos durch den Arbeitgeber oder einen Vertretungsbefugten erfolgen. Für das Konto sollte ein Verwendungszweck eingerichtet werden, der auf die Unterstützung des betroffenen Mitarbeiters hinweist, wie z. B. „Unterstützung Max Mustermann“.

Auf das Konto kann dann

–         sowohl der Arbeitgeber unter den oben aufgeführten Bedingungen eine Einzahlung leisten,

–        die Kollegen, deren Einzahlungen ohne steuerliche Relevanz sind, und

–        Dritte wie z. B. Geschäftspartner. Hier ist auch kein Arbeitslohn von dritter Seite gegeben, weil die Zahlung nicht für eine Arbeitsleistung gezahlt wird.

Liegt Steuerpflicht vor, da die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nicht erfüllt sind, ist der Gesamtbetrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Zahlen Sie die Unterstützung als Bruttobetrag, kommt daher in den meisten Fällen nur wenig beim Arbeitnehmer an. Dann bleibt Ihnen nur noch die Nettolohnversteuerung, die allerdings im Vergleich zur Zuwendung recht teuer ist.

Achten Sie daher darauf, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie Zahlung gewährleistet sind und Sie den Anlass der Zahlung gegebenenfalls auch gegenüber dem Lohnsteuerprüfer oder der Deutschen Rentenversicherung glaubhaft machen können.

Sabine Boldt, Steuerfachangestellte, Personalfachkauffrau