Die Pflicht zur Entgelttransparenz kommt. So bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtssicher vor.
Ab dem 7. Juni 2026 wird die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 in nationales Recht umgesetzt. Ziel ist die Stärkung des Equal-Pay-Grundsatzes, also die Gewährleistung gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Unternehmen müssen sich auf umfangreiche neue Pflichten einstellen, die je nach Beschäftigtenzahl variieren. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die neuen Pflichten, die arbeitsrechtlichen Risiken bei Verstößen und konkrete Handlungsempfehlungen für die praktische Umsetzung.
- Pflichten für alle Unternehmen
- Transparenz im Einstellungsprozess:
Bereits bei Stellenausschreibungen müssen Unternehmen Informationen über das Einstiegsentgelt oder die entsprechende Spanne bereitstellen. Bewerber können zudem detaillierte Auskünfte über die Entgeltstruktur verlangen. - Objektive, geschlechtsneutrale Entgeltkriterien:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Entgeltsysteme auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien basieren.
- Unternehmen mit 100 bis 249 Beschäftigten
- Entgelttransparenzbericht:
Unternehmen dieser Größenordnung sind verpflichtet, alle drei Jahre einen Bericht über die Entgeltgleichheit zu erstellen. Dieser Bericht muss gruppenbezogene Angaben zu Entgeltdifferenzen zwischen Männern und Frauen enthalten und öffentlich zugänglich gemacht werden. - Erste Berichtspflicht:
Die erste Berichterstattung ist bis Juni 2031 erforderlich.
- Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten
- Jährliche Berichtspflicht:
Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen jährlich einen Entgelttransparenzbericht erstellen und veröffentlichen. - Erste Berichtspflicht:
Die erste Berichterstattung ist bis Juni 2027 erforderlich.
- Handlungsempfehlung
Um die ab Juni 2026 geltenden Pflichten der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 rechtskonform umzusetzen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Überprüfung und Anpassung der Entgeltstrukturen:
Unternehmen müssen ihre bestehenden Entgeltsysteme auf objektive, geschlechtsneutrale Kriterien überprüfen und ggf. anpassen. Dies umfasst die Definition klarer, nachvollziehbarer Kriterien für die Entgeltfindung und -entwicklung, um Diskriminierungen auszuschließen. - Datengrundlage schaffen:
Es ist erforderlich, eine umfassende und aktuelle Datengrundlage zu geschlechtsspezifischen Entgelten zu schaffen. Unternehmen sollten ihre HR-Systeme so ausgestalten, dass sie relevante Entgeltdaten nach Geschlecht, Tätigkeit und weiteren relevanten Merkmalen auswerten können. - Transparenz im Einstellungsprozess sicherstellen:
Bereits in Stellenausschreibungen müssen Informationen zum Einstiegsentgelt oder zur Entgeltspanne angegeben werden. Zudem sollten Prozesse etabliert werden, um Bewerberanfragen zu Entgeltstrukturen zeitnah und vollständig beantworten zu können. - Berichtspflichten vorbereiten:
Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten müssen sich auf die regelmäßige Erstellung und Veröffentlichung von Entgelttransparenzberichten einstellen. Hierzu sollten interne Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert werden, um die fristgerechte und datenschutzkonforme Berichterstattung sicherzustellen. - Datenschutz gewährleisten:
Bei allen Maßnahmen ist der Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO zu beachten. Informationen über identifizierbare Arbeitnehmer dürfen nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet und veröffentlicht werden. - Schulungen und Sensibilisierung:
Führungskräfte und HR-Mitarbeiter sollten zu den neuen Anforderungen geschult werden, um die Umsetzung im Unternehmen sicherzustellen und Fehler zu vermeiden. - Rückwirkende Anpassung:
Arbeitgeber sollten alle bestehenden Arbeitsverträge überprüfen und Klauseln, die eine Verschwiegenheit über das Gehalt vorsehen, streichen oder durch eine entsprechende Regelung ersetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Klauseln bisher angewendet wurden oder nicht - Interne Kommunikation und Compliance:
Es empfiehlt sich, die Belegschaft frühzeitig über die neuen Rechte und Pflichten zu informieren und einen Ansprechpartner für Fragen zur Entgelttransparenz zu benennen. - Zeitlicher Vorlauf:
Da die Umsetzung insbesondere in größeren Unternehmen mit komplexen Vergütungsstrukturen zeitaufwändig ist, sollte frühzeitig mit der Analyse und Anpassung begonnen werden, um rechtliche Risiken und Bußgelder zu vermeiden.Durch diese Maßnahmen können Unternehmen die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie systematisch und rechtssicher erfüllen.
- Beispiele von Arbeitnehmeransprüchen
- Auskunftsanspruch über Entgelt:
Arbeitnehmer haben das Recht, Informationen über die individuelle Entgelthöhe und die Entgelthöhen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, zu erhalten. Diese Informationen müssen nach Geschlecht aufgeschlüsselt sein. - Transparenz der Entgeltkriterien:
Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern unaufgefordert die Kriterien für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und der Entgeltentwicklung in leicht zugänglicher Weise zur Verfügung stellen. Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein. - Verbot der Verschwiegenheitspflicht:
Arbeitnehmer dürfen nicht daran gehindert werden, ihr Entgelt offenzulegen. Verschwiegenheitsklauseln in Arbeitsverträgen, die dies untersagen, sind unzulässig und können sanktioniert werden. - Recht auf Gehaltsangaben in Stellenanzeigen:
Bewerber haben Anspruch darauf, dass das vorgesehene Gehalt oder eine Gehaltsspanne in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch angegeben wird. Diese Angaben müssen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. - Verbot der Frage nach früherem Gehalt:
Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht nach ihrem bisherigen Arbeitsentgelt fragen. Dies soll geschlechtsbezogene Diskriminierung verhindern und faire Verhandlungen ermöglichen. - Berichtspflichten bei größeren Unternehmen:
In Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten besteht ein Anspruch auf regelmäßige Berichte über das geschlechtsspezifische Lohngefälle und die zugrunde liegenden Entgeltstrukturen.
- Sanktionen für Arbeitgeber
- Bußgelder:
Verstöße gegen die Entgelttransparenzrichtlinie können mit Bußgeldern geahndet werden. Diese können sich an der Bruttojahresumsatz- oder der Gesamtentgeltsumme des Unternehmens orientieren. - Korrekturmaßnahmen:
Wenn ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von mehr als 5 % festgestellt wird und der Arbeitgeber dies nicht objektiv rechtfertigen kann, muss das Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach Abgabe des Entgelttransparenzberichts Korrekturmaßnahmen ergreifen. - Schadensersatzansprüche:
Arbeitnehmer können Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn sie aufgrund von Verstößen gegen die Entgelttransparenzrichtlinie benachteiligt wurden, z. B. durch Lohndiskriminierung. - Unzulässigkeit von Verschwiegenheitsklauseln:
Die Verwendung von Verschwiegenheitsklauseln, die Arbeitnehmer daran hindern, ihr Entgelt offenzulegen, kann nicht nur unwirksam sein, sondern auch zu Sanktionen führen. - Verpflichtung zur Nachzahlung:
Bei nachgewiesener geschlechtsbezogener Lohndiskriminierung können Arbeitgeber verpflichtet werden, die Differenzbeträge nachzuzahlen. - Erhöhte Prüfungs- und Berichtspflichten:
Unternehmen, die gegen die Berichtspflichten verstoßen, können zu zusätzlichen Prüfungen und Berichterstattungen verpflichtet werden.
Wir unterstützen Sie dabei!
